Kohila Koolituskeskuse isikuandmete töötlemise kord
- 1.Üldsätted
1.1.Vastutava töötleja nimi ja aadress Inga Heamägi, See e-posti aadress on kaitstud spämmirobotide vastu. E-posti aadressi nägemiseks peab olema JavaSkripti kasutamine olema lubatud.
Vastutav töötleja isikuandmete kaitset reguleerivate õigusaktide tähenduses on Kohila Koolituskeskus (edaspidi nimetatud Koolituskeskus),
aadress: Viljandi maantee 37, Kohila, 79804 Rapla maakond,
Tel: 483 3887; E-post: See e-posti aadress on kaitstud spämmirobotide vastu. E-posti aadressi nägemiseks peab olema JavaSkripti kasutamine olema lubatud. .
1.2.Koolituskeskus juhindub isikuandmete töötlemisel valdkonda reguleerivatest õigusnormidest ning Andmekaitse Inspektsiooni juhistest.
1.3.Isikuandmeteks loetakse kõiki andmeid tuvastatud või tuvastatava füüsilise isiku kohta, mis väljendavad isiku füüsilisi, psüühilisi, füsioloogilisi, majanduslikke, kultuurilisi või sotsiaalseid omadusi, suhteid ja kuuluvust. isikuandmete töötlemiseks on iga isikuandmetega tehtav toiming nagu kogumine, kasutamine, edastamine, salvestamine, korrastamine, säilitamine, muutmine, avalikustamine, kustutamine, andmetele juurdepääsu võimaldamine, päringute ja väljavõtete tegemine. Andmesubjektiks on füüsiline isik, kelle isikuandmeid töödeldakse.
1.4.Koolituskeskus töötleb isikuandmeid ainult siis, kui selleks on õiguslik alus.
Koolituskeskus töötleb andmeid üldjuhul õigusaktidest tuleneva avaliku ülesande täitmiseks (huvihariduse omandamise võimaldamine), juriidilise kohustuse täitmiseks, eluliste huvide kaitseks või andmesubjektiga sõlmitud lepingu täitmiseks. Kui isikuandmeid ei töödelda eelnimetatud alustel, küsib Koolituskeskus andmesubjektilt nõusoleku isikuandmete töötlemiseks. Koolituskeskus teavitab andmesubjekti isikuandmete töötlemise tingimustest.
1.5.Koolituskeskus töötleb isikuandmeid eelkõige järgmistel eesmärkidel: huvihariduse omandamise võimaldamiseks; personali töölevõtmise korraldamiseks; personaliarvestuse pidamiseks; lapsevanematega ja õpilasega suhtlemise korraldamiseks; Koolituskeskuse tegevustest ja üritustest teavitamiseks; Koolituskeskuse ajaloo jäädvustamiseks.
1.6.Kui Koolituskeskus on nõuetekohase hindamise tulemusel leidnud, et isikuandmete töötlemise jätkamine mingil muul eesmärgil, kui see eesmärk, mille saavutamiseks neid esmalt koguti, on põhjendatud, edastab ta andmesubjektile teabe isikuandmete töötlemise eesmärgi kohta.
1.7.Koolituskeskus ei jaga isikuandmeid kolmandate isikutega, välja arvatud juhul, kui seda nõuavad õigusaktid, see on vajalik õpilase eluliste huvide kaitseks või on selleks olemas nõusolek. Koolituskeskus võib isikuandmete töötlemiseks kasutada lepingupartnerit, kes töötleb isikuandmeid lepingus kokkulepitud tingimustel ja ulatuses (volitatud töötleja).
- 2. Peamised Koolituskeskuse poolt töödeldavad isikuandmed
2.1.Lapsevanema isikuandmed
2.1.1.Lapsevanema isikuandmete töötlemise õiguslikuks aluseks on Koolituskeskuse avalikes huvides oleva ülesande täitmine (huviharidusteenuse pakkumine), juriidilise kohustuse täitmine ning lapsevanema nõusolek.
2.1.2.Koolituskeskus töötleb alljärgnevaid lapsevanema isikuandmeid:
2.1.2.1. lapsevanema ees- ja perekonnanimi, isikukood; ning kontaktandmed (e-post, telefon, õpilase tegelik elukoht).
Andmete töötlemine on vajalik isiku tuvastamiseks ja operatiivse teabevahetuse korraldamiseks Koolituskeskuse ja kodu vahel. Kontaktandmeid kasutab Koolituskeskus selleks, et saata teavet ja selgitusi õpilasele ja tema vanemale Koolituskeskuse korralduse, õpilase õiguste ja kohustuste kohta (s.h. õpilase hinnetest) ning edastada teavet Koolituskeskuse tegevuse kohta.
2.2. Õpilase isikuandmed
2.2.1. Õpilase isikuandmete töötlemise õiguslikuks aluseks on Koolituskeskuse poolt avaliku ülesande täitmine (huviharidusteenuse pakkumine); juriidiline kohustus; lapsevanema nõusolek või õigustatud huvi väljaspool õigusaktides sätestatud Koolituskeskuse ülesandeid.
2.2.2. Koolituskeskus töötleb õppeinfosüsteemi ja muid õppetööd toetavaid andmebaase kasutades alljärgnevaid õpilase isikuandmeid:
2.2.2.1. ees- ja perekonnanimi; isikukood; telefoninumber selle olemasolu korral. Andmete töötlemine on vajalik õpilase isiku tuvastamiseks; õppetöö korraldamiseks; operatiivseks teabevahetuseks Koolituskeskuse ja kodu vahel ning dokumentide väljastamiseks.
2.2.2.2. foto, audio- ja videosalvestis, õpilase saavutused. Töötlemise õiguslik alus on avaliku ülesande täitmine ja lapsevanema/teovõimelise õpilase nõusolek. Andmete töötlemise eesmärk on Koolituskeskuse tegevuste kajastamine (üritused, õppetegevus); õpilase tunnustamine; õpilase arengu hindamine; Koolituskeskuse ajaloo jäädvustamine.
2.2.2.3. eriliigilised isikuandmed (terviseandmed, arengulised ja hariduslikud erivajadused), mis on vajalikud õpilase elu, tervise ja heaolu kaitseks ning sobiva õppekeskkonna loomiseks Koolituskeskuses. Andmete töötlemise õiguslikuks aluseks on õpilase eluliste huvide kaitse ja lapsevanema/teovõimelise õpilase nõusolek.Koolituskeskus võib edastada neid andmeid isikutele, kes aitavad nimetatud eesmärke saavutada.
2.3. Kirjavahetus, pöördumised
2.3.1. Koolituskeskus registreerib oma dokumendiregistris kõik Koolituskeskuse tegevuse käigus koostatud ja saadud dokumendid, mis võivad sisaldada isikuandmeid. Isikuandmeid võivad sisaldada isikute või asutuste poolt saadetud kirjad nagu avaldused, teabenõuded, järelepärimised jms.
2.3.2. Dokumendid, mis sisaldavad piiratud juurdepääsuga teavet, tunnistatakse seaduses toodud alustel asutusesiseseks kasutamiseks mõeldud teabeks.
2.3.3. Juurdepääsupiiranguga isikuandmeid sisaldavaid dokumente edastab Koolituskeskus ainult sellistele kolmandatele isikutele, kellel esineb nende saamiseks seaduslik alus.
2.3.4. Isikuandmeid kasutatakse päringutele vastamiseks. Kui selleks tuleb teha järelepärimine kolmandale isikule, avaldatakse isikuandmeid minimaalses mahus. Isiku kirjavahetusega tutvumiseks esitatud teabenõude korral otsustab Koolituskeskus, arvestades kehtestatud nõudeid, kas dokumenti saab osaliselt või täielikult välja anda. Välja antavale dokumendile ei jäeta isiku kontaktandmeid. Muudel juhtudel sõltub juurdepääsu piiramine dokumendi sisust.
2.3.5. Koolituskeskusele adresseeritud pöördumised ja kirjad säilitatakse vastavalt Koolituskeskuse teabehalduse korrale ja kehtivate õigusaktide nõuetele. Säilitustähtaja ületanud dokumendid kustutatakse või hävitatakse.
2.4. Tööle kandideeriva isiku isikuandmed
2.4.1. Tööle kandideerimisega seotud dokumendid (näiteks kandideerimisavaldus koos lisatud dokumentidega) sisaldavad isikuandmeid. Koolituskeskus töötleb kandidaadi järgmisi isikuandmeid:
2.4.1.1. isiku ees- ja perekonnanimi; isikukood; isikut tõendav dokument, e-posti aadress, telefoninumber ja postiaadress. Nimetatud isikuandmete töötlemise eesmärgiks on isiku tuvastamine ja temaga kontakteerumisvõimaluse loomine;
2.4.1.2. Muud andmed, mis on vajalikud tööle sobivuse ja pädevuse hindamiseks nagu andmed hariduse, töökogemuse ja täiendõppe kohta.
2.4.2.Tööle kandideeriva isiku isikuandmed on juurdepääsupiiranguga info. Töökohale kandideerimise dokumentidega tutvuvad ainult töölevõtmist korraldavad isikud. Nimetatud dokumentides sisalduvaid isikuandmeid ei avaldata kolmandale isikule, v.a. õigusaktis ettenähtud erijuhtudel.
2.4.3. Koolituskeskus eeldab, et isikuga, keda kandidaat on nimetanud enda soovitajana, võib suhelda ilma nõusolekut küsimata.
2.4.4. Äraütleva otsuse korral säilitab Koolituskeskus kandideerimise dokumente 1 aasta otsuse tegemisest lugedes.
2.5. Koolituskeskuse töötaja isikuandmed
2.5.1. Koolituskeskus töötleb õigusaktidest tulenevate kohustuste ning töölepingu täitmisel järgmisi Koolituskeskuse töötaja isikuandmeid:
2.5.1.1. töötaja ees- ja perekonnanimi, isikukood, kontaktandmed (nagu postiaadress, e-post, telefoninumber);
2.5.1.2. töötaja finantsalased andmed (pangakonto töötasu maksmiseks);
2.5.1.3. töötaja perekondlikud andmed (alaealiste laste olemasolu) ;
2.5.1.4. töösuhtega seotud andmed nagu andmed töötaja kvalifikatsiooni ja täiendõppe kohta;
2.5.1.5. töötaja terviseseisundit puudutavad andmed nagu teave töövõimetuse, kutsehaiguse kohta jm.
Nimetatud isikuandmete töötlemise eesmärk on töölepingu täitmise tagamine.
2.6. Foto-, audio- ja videomaterjal
2.6.1. Koolituskeskus jäädvustab foto-, audio- ja videomaterjalidel Koolituskeskuse elu olulisemaid sündmusi ja üritusi.
2.6.2. Koolituskeskus on foto-, audio- ja videomaterjali jäädvustamisel tekkivate isikuandmete (nagu isiku kujutis, hääl jm.) vastutav töötleja.
2.6.3. Avalikus kohas nõuetekohaselt jäädvustatud heli- või pildimaterjali võib Koolituskeskus ilma isiku nõusolekut küsimata kasutada infokandjatel avalikustamiseks.
2.6.4. Koolituskeskus säilitab ajaloolis-kultuurilisest eesmärgist lähtudes fotosid, audio- ja videomaterjali tähtajatult.
2.7. Videovalve
2.7.1. Koolituskeskusemaja ja seal paikneva vara kaitseks, samuti õpilaste ja Koolituskeskusetöötajate turvalisust ohustava olukorra ennetamiseks ning olukorrale reageerimiseks kasutab Koolituskeskus videovalvet. Koolituskeskus järgib videojälgimissüsteemi kasutamisel turva- ja valvesüsteemidele kehtivaid tehnilisi nõudeid ning Andmekaitse Inspektsiooni juhiseid.
2.7.2. Videojälgimisseadmete abil jälgitakse Koolituskeskuse õueala; sissepääse; üldkasutatavaid koridore, garderoobi.Videojälgimissüsteemi kasutamisest teavitab Koolituskeskuse välisuksele pandud silt.
2.7.3. Jälgimisseadmestiku kasutamise kord on sätestatud Koolituskeskuse kodukorras.
2.7.4. Videojälgimissüsteem salvestab andmed serverisse. Salvestisi säilitatakse kuni 30 kalendripäeva.
- 3.Andmesubjekti õigused
3.1.Andmesubjektil on õigus:
3.1.1.saada teavet, milliseid tema või esindatava lapse isikuandmeid Koolituskeskus töötleb ja tutvuda kogutud isikuandmetega. Samuti saada teavet selle kohta, kui kaua Koolituskeskus andmeid säilitab ning kellele ja mis ulatuses avaldab. Õigust isikuandmetega tutvuda võivad piirata õigusaktid või teiste isikute privaatsuse tagamiseks seatud õigused;
3.1.2.nõuda, et Koolituskeskus kustutaks isikuandmed, mille töötlemiseks puudub õiguslik alus (sh. nõusoleku tagasivõtmine);
3.1.3.nõuda puudulike või ebaõigete isikuandmete parandamist või täiendamist, arvestades kehtivatest õigusaktidest tulenevaid piiranguid ja andmete töötlemisega seotud õigusi;
3.1.4.võtta igal ajal tagasi isikuandmete töötlemiseks antud nõusolek. Tagasivõtmine ei mõjuta enne nõusoleku tagasivõtmist toimunud andmetöötluse seaduslikkust. Nõusoleku tagasivõtmisel on õigus taotleda oma isikuandmete kustutamist. See õigus ei kohaldu, kui isikuandmeid, mida palutakse kustutada, töödeldakse lisaks ka muul õiguslikul alusel nagu juriidilise kohustuse või avaliku ülesande täitmiseks. Nõusoleku tagasivõtmiseks esitab andmesubjekt avalduse Koolituskeskusele. Koolituskeskus lõpetab isikuandmete töötlemise viivitamatult pärast andmesubjekti nõusoleku tagasivõtmisest teada saamist.
3.1.5.esitada vastuväiteid oma isikuandmete töötlemisele ning nõuda Koolituskeskuselt isikuandmete töötlemise piiramist seni, kuni kontrollitakse isikuandmete töötlemise kohta esitanud vastuväite põhjendatust, välja arvatud juhul, kui andmeid on vaja töödelda juriidilise kohustuse täitmiseks või avaliku huviga seotud ülesande täitmiseks;
3.1.6.õigus pöörduda oma õiguste kaitsmiseks pädeva asutuse poole. Kui andmesubjekt leiab, et andmete töötlemisel on rikutud tema või esindatava lapse õigusi, on tal õigus pöörduda õiguste kaitseks Andmekaitse Inspektsiooni (e-post See e-posti aadress on kaitstud spämmirobotide vastu. E-posti aadressi nägemiseks peab olema JavaSkripti kasutamine olema lubatud. , tel 627 4135) või elu- või töökohajärgse pädeva järelevalveasutuse poole, samuti kohtusse.
3.2.Koolituskeskus võib andmesubjekti päringu saamise korral paluda täpsustada isikuandmete töötlemise asjaolusid. Päringule vastab Koolituskeskus 30 päeva jooksul. Kui selgub, et päringule vastamiseks on vaja lisaaega arvestades päringule vastamise keerukust ja taotletavate andmete mahtu, võib Koolituskeskus pikendada vastamise tähtaega kuni 60 päeva võrra. Koolituskeskus teavitab andmesubjekti vastamise tähtaja pikendamisest ja viivituse põhjustest 30 päeva jooksul alates päringu saamisest. Kui Koolituskeskus keeldub päringule vastamisest, siis selgitab ta keeldumise aluseid ja põhjuseid.Töödeldavate isikuandmete koopia väljastatakse andmesubjektile tasuta. Lisakoopiate väljastamise eest võib Koolituskeskus küsida mõistlikku tasu halduskulude katteks.
4. Turvameetmed
4.1. Koolituskeskus peab isikuandmete kaitsmist väga oluliseks ning tagab kohalduva õiguse raames isikuandmete konfidentsiaalsuse.Koolituskeskus kaitseb kogutud isikuandmeid lubamatu ja eesmärgita kasutamise, avalikuks tuleku või hävimise eest, rakendades selleks asjakohaseid tehnilisi ja korralduslikke meetmeid.
4.2. Koolituskeskuses on juurdepääs isikuandmetele isikutel, kes vajavad neid andmeid oma
tööülesannete täitmiseks. Andmetele juurdepääsu omavad isikud on kohustatud isikuandmete töötlemisel täitma kõiki õigusaktidest tulenevaid andmekaitsereegleid ning kasutama turvameetmeid.
5. Isikuandmete avalikustamise põhimõtted
5.1. Isikuandmed on mõeldud Koolituskeskuse siseseks kasutamiseks.
5.2. Koolituskeskus ei avalikusta isikuandmeid, kui seda ei kohusta õigusakt.
5.3. Koolituskeskuse töökorraldusega rakendatakse meetmeid, et isikuandmete töötlemisel riivataks võimalikult vähe isiku eraelu puutumatust.
5.4. Isikuandmeid sisaldava dokumendi väljastamisel kolmandale isikule muudetakse dokumendis sisalduvad isikuandmed loetamatuks, välja arvatud juhul, kui andmed väljastatakse isikule, kellel on õigusaktist tulenev õigus neid välja nõuda.
6. Andmete säilitamine
6.1. Koolituskeskus ei kasuta ega säilita isikuandmeid kauem, kui on vajalik õigusaktist tuleneva ülesande täitmiseks või lepingu täitmiseks.
6.2. Koolituskeskus säilitab andmeid:
6.2.1. dokumendi seadusest tuleneva säilitustähtaja möödumiseni või
6.2.2. Koolituskeskuse teabehalduse korras sätestatud tähtaja möödumiseni või
6.2.3 seadusest tuleneva ülesande täitmiseks vajaliku aja möödumiseni või
6.2.4 seadusest tuleneva nõude aegumistähtaja möödumiseni või
6.2.5. poolte kokkuleppe täitmiseks vajaliku aja möödumiseni.
6.3. Arhiiviväärtust mitteomavaid andmeid töötleb Koolituskeskus säilitustähtaja möödumiseni. Arhiiviväärtuslikud andmed annab Koolituskeskus üle avalikku arhiivi ning lõpetab ise andmete töötlemise.
7.Andmekaitsespetsialist ja andmekaitse kontaktisik
7.1. Kohila valla andmekaitsespetsialisti ülesandeid täidab Anu Suviste, kellega saab ühendust võtta e-posti aadressil See e-posti aadress on kaitstud spämmirobotide vastu. E-posti aadressi nägemiseks peab olema JavaSkripti kasutamine olema lubatud. . Andmekaitsespetsialist koordineerib andmekaitsenõuete täitmist Kohila valla asutustes.
7.2. Kõigi isikuandmete töötlemise ja andmesubjekti õigustega seotud küsimustega on andmesubjektil võimalik pöörduda Koolituskeskuse andmekaitse kontaktisiku poole e-posti aadressil See e-posti aadress on kaitstud spämmirobotide vastu. E-posti aadressi nägemiseks peab olema JavaSkripti kasutamine olema lubatud. .
Koolituskeskuse andmekaitse kontaktisiku ülesanne on koordineerida Koolituskeskuse andmekaitseküsimuste lahendamist.
